controllo di gestione

Cosa vogliamo fare della nostra azienda? Come possiamo lavorare sulla nostra azienda per migliorare la redditività? La risposta non è sicuramente semplice.Questa domanda ne racchiude molte altre che aprono una riflessione complessa e profonda sull’interno sistema che esiste sia all’interno che all’esterno dell’azienda. 

Un esempio di sfida/opportunità che ci pone il mercato attuale e su cui è necessario fare delle considerazioni è la digitalizzazione della comunicazione: io, imprenditore, sto sfruttando al meglio i nuovi canali? Sto aggiornando il mio modo di comunicare o sono ancorato a metodi ormai obsoleti? Conosco gli strumenti per valutare la mia comunicazione? Ignorare o non interessarti di aspetti come questo potrebbe veramente fare la differenza nella crescita della tua impresa. 

Per evitare di essere completamente impreparati riguardo a questi e altri argomenti c’è bisogno di definire un percorso da seguire in modo tale da non lasciare niente al caso. In questo articolo vogliamo stabilire quali sono i 4 passi fondamentali per una gestione aziendale profittevole.

I 4 passi in breve:

• Gestire un'azienda vuol dire avere gli obiettivi chiari, sapere cosa si vuol fare e dove si vuole andare. 
• Gestire un'azienda vuol dire riuscire a definire un modello di business idoneo agli obiettivi che si vogliono raggiungere.  
• Gestire un'azienda vuol dire costruire una macchina aziendale che sviluppi dei piani di azione funzionali all'obiettivo.
• Gestire un'azienda vuol dire costantemente verificare i risultati parziali, intra-annuali e annuali per poter eventualmente modificare quella che la nostra strategia iniziale. 

Passo 1: OBIETTIVI

Il primo punto fondamentale da sviluppare per supportare un business, sia esso appena nato o presente da tempo è dare chiarezza, attraverso la definizione di obiettivi, a quella che è l’idea imprenditoriale di base. 

Domande quali “cosa voglio fare della mia azienda? Dove voglio portare la mia azienda?” devono essere di spunto per definire una visione e sviluppare un pensiero strategico.  

Cosa significa concretamente tutto questo? 

Porre degli obiettivi vuol dire studiare e analizzare le attività passate e quelle presenti per poter fare un bilancio su cos’è cambiato, com’è cambiato e cosa c’è da fare attualmente per poter migliorare ancora.

È necessario quindi effettuare un’analisi interna su cosa e come ho venduto, su come ho prodotto, sul margine di contribuzione, sulla pubblicità, etc. 

Dopodichè c’è bisogno di avviare uno studio sulla situazione attuale attraverso due tipi di analisi; una interna su cosa e come vendo, su come produco, sul margine attuale e sulla pubblicità che offro e una esterna sul mercato, sulla concorrenza e sui bisogni dei clienti di oggi. 

Passo 2: MACCHINA

Definito quello che è l'obiettivo aziendale, il passaggio successivo prevede la strutturazione del proprio business (modello di business), definendo quindi la logica in base alla quale si vuole creare, distribuire e catturare valore.

In questa fase rientrano le riflessioni sui seguenti temi:

• clienti;
• offerta;
• infrastruttura; 
• resa economica.

Costruire un modello di business significa creare un’infrastruttura ideale per gestire l’impresa mirando al raggiungimento degli obiettivi. Strumenti come il Business Model Canvas (BMC) ci aiutano a disegnare la nostra azienda e a capire in quali aree c’è bisogno di intervento, dove è necessaria una ri-pianificazione delle azioni e se ci sono opportunità da cogliere. 

Attraverso il BMC dobbiamo studiare e analizzare la nostra “macchina” partendo da un’analisi del mercato e dei bisogni dei clienti, per poi sviluppare un funzionigramma e un organigramma per dividere le mansioni all’interno dell’azienda e, infine, un’analisi dei costi e dei ricavi per capire lo stato di salute della nostra impresa.  Clicca qui per approfondire il funzionamento del Business Model Canvas. 

Passo 3: AZIONI

Definita la visione con relativi obiettivi ed il modello di business più appropriato per poter raggiungere gli stessi occorre pianificare le azioni pratiche da fare per trasformare l'idea in profitto.

Questa fase è la più concreta perchè per pianificare le azioni da fare per raggiungere gli obiettivi bisogna sostanzialmente decidere:

• cosa fare, 
• quando lo si deve fare, 
• chi deve farlo,
• come farlo. 

In particolare, quando si parla di pianificazione bisogna distinguere tra quella di lungo periodo (Business Plan) e quella di breve periodo (Budget).

Il Business Plan è un piano a medio/lungo termine che pone gli obiettivi da raggiungere nell’arco di 3 o 5 anni, mentre il Budget è un piano a breve termini con scadenza annuale che prevede la definizione di budget relativi al piano commerciale e promozionale, al piano produzione e acquisti e l'indicazione dei costi e del margine di contribuzione. 

Passo 4: VERIFICA

L'ultima fase fondamentale per gestire la propria azienda in modo profittevole è quella di controllare gli andamenti per essere in grado di guidare il business da tutti i punti di vista. Attraverso strumenti di controllo come il Conto Economico Riclassificato, l’imprenditore riesce a tenere sotto controllo la sua impresa sia dal lato economico, sia finanziario, sia commerciale che produttivo. 

Concretamente, le azioni consistono nella creazione di sistema di contro di gestione integrato che permette di verificare l’andamento dell’attività aziendale e lo stato di raggiungimento degli obiettivi. 

Un controllo costante della propria attività è utile anche per modificare, nell’eventualità che ci sia bisogno, la mia strategia di gestione durante la annualità. 

Riassumendo, sviluppando questi 4 passi potrai rendere la tua azienda veramente profittevole. I motivi sono semplici: 

• si riduce sensibilmente il rischio aziendale,
• si aumentano le probabilità di raggiungere gli obiettivi,
• si riducono gli sprechi, godendo il relativo risparmio.

Con l'utilizzo di una strategia adatta al tuo business e la disponibilità di strumenti giusti ed efficaci, sarai in grado di aumentare la redditività della tua azienda.

Il Conto Economico Riclassificato è un altro importante strumento che l’imprenditore dovrebbe utilizzare per monitorare costantemente l’attività della sua azienda. Può essere paragonato al diario di bordo che serviva nella navigazione per tenere traccia di tutto ciò che succedeva sulla nave; in particolare, tramite questo i comandanti e gli ufficiali potevano ricostruire tutti gli avvenimenti a bordo. 

Così anche l’imprenditore tramite il conto economico riclassificato riesce ad avere sotto controllo l’andamento della sua azienda e nel caso fosse necessario, aggiustare il tiro rispetto agli obiettivi da raggiungere. 

In sostanza, questo strumento è fondamentale per raccogliere le informazioni utili per gestire al meglio la propria azienda. I dati ricavati riguardano tutte le aree aziendali: il sistema di vendita, il sistema produttivo, il sistema amministrativo, etc. Attraverso l’analisi di questi dati si può capire a primo livello se si sta generando un business realmente profittevole. 

Le differenze rispetto al bilancio civilistico

Gli imprenditori conoscono bene il bilancio civilistico perché è un documento che devono depositare tutti gli anni e che certifica ciò che è stato fatto. Il fine principale di tale documento è quello di definire il carico fiscale che l'azienda deve sostenere. 

Il conto economico riclassificato invece, nonostante sia simile al bilancio civilistico, non ha una finalità prettamente fiscale. Per una sana gestione aziendale il bilancio non dovrebbe servire solo per definire le tasse da pagare ma dovrebbe essere un diario di bordo che ci aiuta a guidare l’azienda. 

In questo senso, il Conto Economico Riclassificato ci permette di riordinare in maniera diversa i numeri espressi nel bilancio civilistico, in modo da avere una serie di informazioni intermedie che facilitano le decisioni da prendere all'interno dell’azienda. Non solo ci aiuta ad avere degli spaccati intermedi ma velocizza e ottimizza la capacità di ricavare informazioni. Questo strumento infatti consente di raccogliere velocemente delle informazioni che sono di fondamentale importanza per una buona gestione del business. 

Quante volte sentiamo dire il “tempo è denaro”?
Nel mondo imprenditoriale questo detto ha ancor più valore riflettendosi su tutte le attività che quotidianamente vengono svolte da chi vive l’azienda.

Ma come fare a non disperdere il proprio capitale (= tempo) nelle N micro attività che ogni giorno  si svolgono in azienda?

Questo quesito ci porta automaticamente ad una seconda domanda: Nel frullatore in cui viviamo, quali sono le attività su cui concentrarsi per ottenere la massima resa aziendale?

Per dare una risposta ad entrambe queste domande bisogna partire da un concetto tanto semplice quanto fondamentale: “Per decidere al meglio occorrono informazioni”.

Proviamo a fare una veloce riflessione sul cosa facciamo quando dobbiamo organizzare un viaggio?....probabilmente prima di prenotare l’albergo vedremo le recensioni, idem nel momento in cui dovremo prenotare un ristorante e così via. In buona sostanza ci saremo muniti delle informazioni che ci occorrono per scegliere al meglio.

Molto spesso in azienda questo semplice concetto non viene applicato nella maniera corretta e si tende così a decidere sulla base di sensazioni o meglio ancora sul “si è sempre fatto così da noi”.

Facile arrivare alla conclusione che minori informazioni si hanno e maggiore sarà il rischio aziendale che ci si assumerà.

Cumulativamente, avendo messo in comune le nostre esperienze, i nostri ultimi 60 anni di esperienze nell’ultimo decennio trascorso a contatto quotidiano con le aziende e i loro imprenditori ci hanno portato a dare una risposta a questo tipo di problematica partendo dalla creazione di informazioni macro (per esempio come sta andando l’azienda nel suo insieme) per poi scendere in un dettaglio informativo più accurato passando da un’informazione micro (quale canale di vendita sta avendo più successo sul mercato o quante ore di lavoro sto impiegando per la commessa XY).

Tralasciando per ora, il concetto di pianificazione, concentriamoci sullo strumento principe che ci permette di misurare la temperatura della nostra azienda nella sua interezza, il Conto Economico Riclassificato.

Nel quotidiano è abitudine comune quella di informarsi sul valore dell’utile aziendale o ancor più di conoscere il valore del saldo del C/C bancario. Nel momento in cui si vede un utile positivo o vi è un determinato valore in banca allora le cose stanno andando bene.

Purtroppo, queste macro-informazioni non bastano più per guidare da sole in maniera profittevole la propria azienda.

Dobbiamo imparare ad usare il Conto Economico Riclassificato.

Il piano di business di un'azienda può essere paragonato al progetto esecutivo necessario per la costruzione di un edificio. Come nel progetto esecutivo vengono affrontati e disegnati tutti i particolari necessari ad una corretta organizzazione delle fasi operative di cantiere così il modello di business analizza e fornisce tutti i dati utili per lo sviluppo redditizio dell’azienda. 

Tra i vari modelli esistenti, il Business Model Canvas è, dal nostro punto di vista, uno strumento indispensabile per aiutare l’imprenditore a descrivere in modo chiaro la logica in base alla quale la sua azienda crea, distribuisce e cattura valore. 

Prima di descrivere approfonditamente il modello Canvas, dobbiamo capire perchè il suo uso risulta così vantaggioso. Per fare ciò è necessario che l’imprenditore si chieda: la mia azienda è progettata per essere redditizia? 
La risposta non è semplice e presuppone una riflessione profonda e scrupolosa. Possiamo far fronte a questo quesito prendendo in considerazione il Business Model Canvas quale strumento fondamentale per pensare, progettare e vivere il proprio modello di business. L’utilizzo di questo modello risulta particolarmente utile all’imprenditore perchè permette di far chiarezza rispetto a quale sia il modo migliore per guidare l’attività della sua impresa. 

4 fasi del Business Model Canvas

La sequenza di partenza su cui si basa il modello di business è articolata in 4 fasi che, in senso cronologico, riescono a restituire lo stato di salute del proprio business. In ordine troviamo:

1. la definizione di una strategia chiara,
2. lo sviluppo di un modello di business,
3. la pianificazione delle azioni da svolgere,
4. controllo dei risultati.

Attraverso lo sviluppo graduale di queste 4 fasi si può determinare l’utilità che il Business Model Canvas porta all’azienda, cioè quella della creazione di valore. Ogni imprenditore dovrebbe mirare al raggiungimento di questo obiettivo perché solo così la sua azienda risulterà florida. Creare valore significa non solo realizzare nel breve termine performance positive per l’impresa ma anche operare in modo da alimentare la propria capacità di soddisfare sempre meglio in futuro i propri stakeholder. 

Quindi, se il nostro obiettivo è la creazione del valore, quello che dobbiamo fare per raggiungerlo è utilizzare il nostro Business Model Canvas. È necessario fare delle riflessioni sulla nostra azienda e su come progettare la nostra attività, tutto questo deve essere fatto in maniera chiara e organizzata. Per questo serve avvalersi di uno strumento come il modello Canvas che ci aiuta a organizzare il nostro pensiero e a mettere nella giusta sequenza le riflessioni da fare e le analisi da sviluppare per creare una struttura aziendale ideale e utile a massimizzare le nostre redditività.

Aree di interesse del Business Model Canvas

Per ogni area di interesse del modello bisogna compiere due azioni: prima di tutto è necessario svolgere un’analisi approfondita per poter definire gli obiettivi e, in seguito, si devono pianificare le azioni da implementare per il raggiungimento degli stessi. Le aree di interesse del nostro modello sono 4: 

• l'area dei clienti che prevede l’individuazione di un target di clienti e di un mercato sul quale lavorare, 
• l’area dell’offerta da presentare al mercato che deve combaciare con le esigenze dello stesso,
• l’area dell’infrastruttura ideale che occorre per offrire un prodotto o servizio a un specifico mercato,
• l’area di analisi sulla economicità della nostra idea imprenditoriale, se crea valore è un'idea valida. 

Business Model Canvas nel dettaglio

Approfondire il Business Model Canvas significa suddividere tutti gli elementi su cui bisogna prima fare delle riflessioni, poi pianificare delle azioni e infine controllare i risultati. Per rendere più facile la comprensione di questo modello immaginiamoci una schema con nove blocchi diviso in due: la parte di destri si riferirà all’analisi del mercato, mentre la parte di sinistra all’analisi dell’infrastruttura intera, vedi figura 1.

Di seguito verrà presa in esame ogni singola casella del schema con la relativa spiegazione, partendo dal lato mercato:

• Come prima considerazione dobbiamo ricordare che un'azienda esiste quando esiste un cliente ed è da questo che dobbiamo cominciare per riflettere e costruire il nostro business. La scelta del mercato target, è fondamentale per il successo dell'azienda perché rappresenta la scelta del nostro cliente che può essere all’interno di un mercato B2B o B2C, come può essere all’interno di un settore piuttosto che di un altro, può avere una posizione geografica specifica, etc. Scegliere a chi vogliamo essere utile e quali bisogni vogliamo soddisfare non è una scelta banale.  
• Un’altra riflessione importante riguarda il valore offerto, cioè quali bisogni vogliamo soddisfare nel mercato in cui ci muoviamo. Questa parte comprende l’analisi di cosa offriamo attualmente, di cosa vorremmo offrire in futuro e quindi, di cosa manca al mio modello di business per completare l'offerta.
• Clienti e valore offerto si uniscono attraverso i canali di vendita che rappresentano i metodi di distribuzione del nostro servizio e prodotto. Come raggiungo i miei clienti? Come comunico valore offerto? Attraverso quali canali di distribuzione? In questo caso è necessario riflettere anche sui nuovi canali emergenti e tutto quello che riguarda la comunicazione digitale. 
• Nel mercato odierno tutti sappiamo che l'offerta è nettamente superiore rispetto alla domanda, per questo è sempre più difficile differenziarsi dalla concorrenza. Un modo intelligente per emergere nel mercato è puntare sulla relazione con i clienti. Una relazione duratura presuppone un’attività qualitativa quale, per esempio, la creazione di una community in modo da elevare il proprio brand.  
• Dall’insieme delle parti sopra elencate derivano i ricavi che possono derivare dalla vendita di un prodotto, dall’erogazione di un servizio, da canoni mensili, etc. 

Conclusa la riflessione sulla parte commerciale, continuiamo la nostra analisi approfondendo  il tipo di struttura interna di cui dobbiamo dotarci per poter servire il mercato che ci interessa:

• Per strutturare la mia azienda e definire ciò di cui ho bisogno devo pensare alle risorse chiave, ciò di cui ho bisogno per realizzare il mio prodotto o fornire un servizio. Si tratta dell'elenco delle risorse umane, degli immobili, dei mezzi di trasporto, etc. che mi servono per concretizzare il mio business.
• Altro punto fondamentale sono le attività chiave, attività strategiche solitamente afferenti alla direzione mirate alla costruzione di una visione futuristica del proprio business. Lo scopo principale delle attività chiave è quello di garantire una continuità per il mio business, un esempio potrebbe essere l’investimento nel livello di formazione delle risorse umane.
• Da non sottovalutare è il campo dei partner chiave. Scegliere un fornitore piuttosto che un altro significa avere dei vantaggi o dover superare ostacoli che non dipendono direttamente da noi. I nostri partner collaborano con noi per efficientare e sviluppare il mercato di nostro interesse.
• L’insieme delle risorse chiave, delle attività chiave e dei partner rappresenta i costi a cui dobbiamo far fronte per sviluppare il nostro business.

Infine, una domanda che viene naturale farsi è: dopo aver analizzato il mio business tramite il modello Canvas, come faccio a capire se questa riflessione mi è utile? In questo caso arriva in aiuto un altro strumento che ci aiuta a trasformare tutte le nostre riflessioni in numeri e dati utili a restituire lo stato del nostro operato. Stiamo parlando del conto economico riclassificato, ma questo è un altro capitolo.